Mükerrer kayıt yalnız teknik bir sorun değildir
Bir adayın aynı bursluluk sınavına iki defa kaydedilmesi salon planını, başvuru sayısını ve veliye gönderilecek bilgileri etkileyebilir. Ancak aynı velinin iki çocuğu için başvuru yapması tamamen farklı bir durumdur. Bu nedenle tekrar kontrolü yalnız telefon veya e-posta adresine dayanırsa kardeşler yanlışlıkla birleştirilebilir. Okulun temel sorusu, aynı öğrencinin aynı sınav dönemi ve aynı sınav türü için ikinci kaydının ne şekilde ele alınacağı olmalıdır.
Öğrenci ile başvuru kaydını ayrı düşünün
Öğrencinin kimlik bilgileri, sınav etkinliği, oturum ve başvuru durumu tek bir alanmış gibi ele alınmamalıdır. Bir öğrenci farklı yıl veya farklı sınav türünde yeniden başvurabilir; eski dönemdeki kaydının bulunması yeni başvuruyu engellememelidir. Buna karşılık aynı sınavın aynı dönemine ait ikinci deneme kontrol edilebilir. Bu model, okulun tekrar başvuruyu yasaklayıp yasaklamayacağını ve mevcut kaydı gösterme yetkisinin kimde olacağını daha açık biçimde tanımlamasına yardımcı olur.
TC kimlik bilgisi kullanılıyorsa daha dikkatli olun
TC kimlik numarası tekilleştirme açısından anlamlı görülebilir; fakat tek bir alanın girilmiş olması bilgilerin doğru kişiye ait olduğunu kendiliğinden ispatlamaz. Verinin gerçekten gerekli olup olmadığı ve hangi kişilere görünür olacağı değerlendirilmelidir. Numara geçerliliği için biçim kontrolleri uygulanabilir; ancak bu kontrol kimlik doğrulama yerine geçmez. Kullanıcıya “zaten başvuru var” bilgisi gösterilirken başka bir öğrencinin özel verileri ekrana dökülmemelidir.
İkinci başvuruda izlenecek yol açık olsun
Kurumun kuralı aynı sınava tek başvuruysa ikinci girişte anlaşılır bir uyarı gösterilebilir. Velinin oturum değiştirmek, telefonunu düzeltmek veya ilk başvurusunun durumunu öğrenmek istemesi farklı işlemlerdir. Bu ihtiyaçlar için güncelleme ya da yetkiliye başvurma yolu düşünülmeden yalnız “kayıt mevcut” demek süreci yarıda bırakabilir. İkinci kayıt engellenirken ilk başvurunun son durumu ve sınav kontenjanı tutarlılığı korunmalıdır.
Test edilmesi gereken özel durumlar
Kardeşlerin aynı telefonla başvurması, aynı öğrencinin farklı kampüsü seçmesi, yazım hatasıyla kimlik numarasının değişmesi ve eşzamanlı iki form gönderimi ayrı ayrı denenmelidir. Hatalı bir kaydı düzeltmek için kimlerin yetkili olacağı da önceden belirlenmelidir. Yönetim raporunda mükerrer denemeler gerçek başvuru sayısına eklenmemelidir. Bursluluk başvuru yazılımı planlanırken doğrulama, güvenlik ve veli deneyimi birlikte değerlendirilmelidir.
Kontrol senaryosu
Aynı öğrenci aynı sınava tekrar başvursun; iki kardeş aynı telefonu kullansın; eski dönem kaydı bulunan öğrenci yeni döneme girsin; başka veliye ait veri görünmesin.